Требования к оформлению планово-отчетной документации библиотеки: методические рекомендации

Т. С. Яскажук,
главный библиотекарь
научно-методического отдела АКУНБ

Годовой план – это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ (услуг) и проведения мероприятий, основной и обязательный документ в деятельности любой организации, в том числе библиотеки.

Годовой отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотек муниципального образования за прошедший год с указанием объективных данных, конкретных примеров, достижений и нерешенных проблем по всем аспектам работы.Структура информационного годового отчета схожа со структурой плана.

Годовой план и годовой информационный отчет о деятельности библиотек муниципального образования представляются на рассмотрение и утверждение руководителя органа культуры местного самоуправления и в утвержденном виде (с подписью и печатью) предъявляются в научно-методический отдел АКУНБ (план и отчет предоставляются на бумажном носителе и в электронной форме).

Библиотеки, являющиеся структурными подразделениями учреждений, осуществляющих библиотечную деятельность, представляют планово-отчетные документы на рассмотрение и утверждение руководителю культурно-досугового учреждения (КДУ) и далее –руководителю органа культуры местного самоуправления, при этом необходимо указать исполнителя документа (руководителя структурными подразделениями, осуществляющими библиотечную деятельность). И также в утвержденном виде (с подписью и печатью) предъявить в научно-методический отдел АКУНБ (план и отчет предоставляются на бумажном носителе и в электронной форме).

Оформление планово-отчетных документов производится на основании ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Первой составляющей в оформлении годового плана (отчета) библиотеки является титульный лист с указанием названия организации  (библиотеки/ КДУ) в соответствии с Уставом, а также с указанием утверждения плана (отчета) руководителем библиотеки (КДУ), согласования с органом культуры местного самоуправления, исполнителя документа (для КДУ).

Вторая страница документа содержит общие сведения об организации, если есть – сведения о ПЦПИ.

На третьей странице отражается содержание документа с указанием всех составных частей плана (отчета) и номера страницы, на которой данная часть располагается. Оформлять плановые мероприятия предлагаем в табличной форме.

План мероприятий

Наименование мероприятий

Форма проведения

Целевая аудитория

Сроки проведения

Ответственные

 

Структура годового плана (отчета).

1. Цели и задачи. Приоритетные направления работы на предстоящий год.

(Приоритетные направления, значительные события и достижения в отчетном году).

 В первом разделе указываются:

• Цели и задачи, которые формируются с учётом специфики, специализации библиотеки и основных задач, определенных Уставом (Положением) библиотеки (библиотечного объединения), планируемые к реализации (реализованные) в течение года.
• Наиболее значительные события в деятельности библиотек муниципального образования в планируемый (отчетный) период.
• Освещается участие в акциях краевого и общероссийского масштаба.
• Обозначаются вопросы по развитию библиотечного дела, планируемые для вынесения на рассмотрение муниципальных органов законодательной и исполнительной власти местного самоуправления. Указываются принятые итоговые документы (название, номер и дата принятия документов по итогам рассмотрения, если такие имеются). Если вопрос был выдвинут на рассмотрение, но не рассматривался – указать причину.

В этом разделе плана (отчета) работы формулируются цели и задачи, над выполнением которых муниципальные библиотеки будут работать в текущем году. Задачи годового плана должны быть более конкретны, чем общие цели, поставленные перед библиотекой.

Выбранная по определённому направлению деятельности задача должна быть краткой и чёткой, не надо формулировать объёмные и длинные фразы задач, заведомо не выполнимых в течение года.

Каждая поставленная перед библиотеками задача должна подкрепляться мероприятиями в других разделах плана работы. Например, библиотека определила задачу: способствовать повышению правовой грамотности. Следовательно, в разделе «Организация библиотечного обслуживания населения: правовое воспитание» должны быть предусмотрены соответствующие массовые мероприятия, выставки и т. п.

2. Контрольные показатели деятельности (в табличной форме).

(В отчете – анализ динамики контрольных показателей).

 Абсолютные показатели

Основные количественные показатели	2016 (для отчета)	2017/план	2017/ факт	увеличение(+) уменьшение (-) показателя
Число пользователей (в том числе удаленных)
Количество посещений (в том числе веб-сайта)*
Количество посещений массовых мероприятий*
Выдача документов (в том числе электронных)*
Число новых поступлений*
Количество экземпляров документного фонда в расчете на 1 тыс. жителей*
Доля потребителей, удовлетворенных качеством услуг (высчитывается по результатам анкетирования)*

*— эти показатели также отражаются в ежеквартальных мониторингах: «дорожная карта»; мониторинг качественных показателей деятельности государственных (муниципальных) учреждений культуры согласно перечню, утвержденному приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 29.01.2016 № 21; о выполнении показателей экономической и социальной эффективности реализации государственной программы Алтайского края «Развитие культуры Алтайского края» на 2015–2020 годы общедоступными библиотеками.

Внимание! Анализ динамики количественных и качественных показателей обязателен.

Что анализируем:

• динамику роста (снижения) количества зарегистрированных пользователей по сравнению с предыдущим годом;
• динамику роста (снижения) количества посещений по сравнению с предыдущим годом;
• динамику роста (снижения) выдачи документов по сравнению с предыдущим годом;
• увеличение (уменьшение) количества новых поступлений;
• увеличение (уменьшение) количества экземпляров библиотечного фонда в расчете на тысячу жителей;
• долю потребителей, удовлетворенных качеством услуг (высчитывается по результатам анкетирования).

Выводы по итогам анализа, возможности решения проблемы (если она имеется).

Напоминаем, что при расхождении плановых и отчетных показателей и отдельных позиций обязательно предоставляются объяснения о причинах недовыполнения, большого перевыполнения или изменения и корректировки плановых заданий. Объяснения также предоставляются в случае снижения показателей по отношению к результатам прошлого года или при их резком превышении.

Относительные показатели: (относительные величины – это отношение одной величины к другой). 

Показатели	2016	2017/план	2017/ факт	увеличение (+) уменьшение (-) показателя
читаемость
посещаемость
обращаемость
Обновляемость фонда
Документообеспеченность одного пользователя
Документообеспеченность одного жителя

Читаемость (число книговыдач / число пользователей)

норматив – 25 книг в год.

Посещаемость библиотек (число посещений /число пользователей)

норматив – 14,5.

Обращаемость фонда (число книговыдач /фонд)

норматив – 1,5-1,7.

Обновляемость фонда (новые поступления / фонд х 100%)

норматив – 3,8%.

Документообеспеченность одного пользователя

(фонд / количество пользователей)

норматив – 22-25 книг.

Документообеспеченность одного жителя (фонд / количество жителей)

норматив – 7-9 книг. 

3. Состояние сети библиотек на 01.01.2018 г.
   

№ п/п	Наименование библиотеки (филиала)	В каком сельском Совете находится (для сельских библиотек)	Количество жителей	Количество пользоват.	Посещения	Количество массовых мероприятий

Общее число муниципальных библиотек, входящих в библиотечную систему (в сравнении с предыдущим периодом).

Анализ изменений библиотечной сети:

• какие библиотеки закрыты, на основании каких документов, причины, кто обслуживает территории, на которых закрыты библиотеки;
• какие библиотеки открыты;
• какие библиотеки реорганизованы в минувшем году, каким регламентирующим документом;
• в какую сеть входят (сеть библиотек / сеть культурно-досуговых учреждений);
• структура нового учреждения, в которое влились библиотеки, как в структуре нового учреждения отражены библиотеки;
• как перемены по реорганизации учреждений культуры отразились на жизнедеятельности библиотек.

Какие библиотеки могут оказаться перед реальностью закрытия? По какой причине? Оптимальное решение вопроса.

4. Формирование, движение и сохранность библиотечных фондов.

• Источники финансирования и комплектования фондов.
• Количество поступлений документов – всего.
• Количество поступлений документов в расчете на 1000 жителей.
• Подписка на периодические издания: финансирование подписки, изменения в репертуаре выписываемых изданий.
• Сведения о поступлении местного обязательного экземпляра документов в библиотеки района (города).
• Выбытие документов из фондов библиотек.
• Мероприятия по обеспечению сохранности библиотечного фонда:
• учет фонда;
• проверка библиотечного фонда;
• наличие плана проверок (объемы проверяемых фондов, сроки, результаты);
• работа с задолжниками (перечень мероприятий);
• проведение санитарных дней (периодичность, описание проводимых работ);
• ремонт и стабилизация изданий.
• Работа с отказами.
• Формирование, организация и использование библиотечного фонда (размещение, организация, расстановка библиотечного фонда, формы предоставления и реклама фонда среди пользователей).
• Организация внутрисистемного книгообмена.
  

5. Справочно-библиографический аппарат библиотеки.

Организация справочно-библиографического аппарата (работа с каталогами, картотеками, формирование электронных библиографических ресурсов, в том числе справочно-библиографических баз данных).

6. Организация библиотечного обслуживания:

6.1 Библиотечно-информационное обслуживание  пользователей:

• информационное обслуживание населения (работа по оформлению книжных выставок, выставок-просмотров, библиографических обзоров; составление рекомендательных списков литературы, информационно-тематических списков литературы, проведение информационных часов, уроков, дней библиографии и т. п.;
• справочное обслуживание;
• развитие информационной культуры пользователей (конкретные мероприятия);
• подготовка библиографических пособий;
• организация работы МБА, ЭДД;
• организация доступа к библиографическим и полнотекстовым интернет-ресурсам.

6.2 Обслуживание различных категорий пользователей.

Обслуживание различных категорий пользователей: дети, молодежь, инвалиды, пенсионеры и т. п. (цели и формы работы).

 6.3 Обслуживание пользователей по направлениям:

• продвижение чтения;
• краеведческая деятельность;
• патриотическое воспитание;
• правовое воспитание;
• деятельность публичных центров правовой информации (ПЦПИ);
• деятельность школ компьютерной грамотности;
• повышение финансовой грамотности;
• деятельность по профилактике безнадзорности и правонарушений среди несовершеннолетних;
• профилактика наркомании;
• пропаганда здорового образа жизни;
• духовно-нравственное воспитание и эстетическое развитие личности;
• экологическое образование и просвещение;
• работа с особыми группами населения;
• обслуживание этнических групп населения;
• информационно-библиографическое обслуживание специалистов АПК;
• содействие воспитанию семейных ценностей и ответственного родительства (если есть – работа школы ответственного родительства).

 Работа клубов и объединений при библиотеке: 

Наименование клуба (объединения)	Целевая аудитория	Количество участников	Основные мероприятия	Партнерство

 Внестационарное обслуживание: 

Пункты выдачи	Населенный пункт	Место расположения (в какой организации)	Библиотека — куратор	Количество пользователей	Количество посещений	Число книго- выдач	График обслуживания (сколько раз в месяц)
1 2 …
Передвижки
1 2 …
Книгоношество
1 2 …
Другие формы внестац. обслуживания (какие)

Анализ состояния организации библиотечного обслуживания отдаленных населенных пунктов. Количество пунктов выдачи, передвижек, передвижных читальных залов, количество читателей, книговыдач в них.

Перечень населенных пунктов с указанием количества жителей, где отсутствует библиотечное обслуживание. Укажите причину.

Напоминаем, что данные направления работы с пользователями ориентированы на реализацию документов регионального уровня, во исполнение которых АКУНБ им. В. Я. Шишкова осуществляет мониторинг деятельности государственных и муниципальных библиотек (см. «Ежегодный доклад о деятельности государственных и муниципальных библиотек Алтайского края в 2015 г.», с. 146–147). 

7. Методическая деятельность и исследовательская работа.

Необходимо отметить, что в план работы (отчет) методического отдела центральной муниципальной библиотеки района/города включается методическая работа других отделов библиотеки.

Таким образом, планирование (отчет) методической работы включает:

— проведение мониторингов, анализ и осуществление прогнозирования развития библиотечного обслуживания населения муниципального образования;

— аналитическую и консультационную деятельность, практическую помощь библиотекам района/города;

— мероприятия по повышению квалификации библиотекарей, осуществление непрерывного профессионального образования;

— информационное обеспечение профессиональной деятельности (например, обзоры методической литературы, выставки-просмотры методических изданий и т. п.);

— выявление и описание инновационных форм и методов работы, их адаптация в конкретных условиях и внедрение в практику деятельности библиотек.

Количественные показатели, определяющие объем методической работы:

• количество планируемых (проведенных) мероприятий по повышению квалификации;
• формы мероприятий (совещания, семинары, занятия школ молодого библиотекаря, творческие лаборатории, мастер-классы, тренинги, практикумы и др.);
• темы мероприятий;
• посещаемость мероприятий в год;
• активность участия сельских библиотекарей (выступления, участие в обсуждении вопросов и т. д.);
• привлечение к участию в мероприятиях представителей властных структур, общественных организаций и т. п.

Количество мероприятий	Форма мероприятия	Количество участников	Тема	Партнеры

 

• Проведение профессиональных конкурсов:

— название конкурса;

— наличие положения, регламентирующего проведение конкурса;

— целевое назначение;

— сроки проведения.

• Выезды:

— количество выездов;

— место выездов (наименование библиотеки);

— сроки (дата);

— тематика выезда;

— цель выезда (экспертно-диагностическая оценка деятельности, оказание методической, практической помощи, др.).

Количество выездов	Место выездов	Дата	Цель выезда	Результат (что сделано)

• Комплексные (тематические) проверки, проверки исполнительской деятельности:

— место проведения;

— дата;

— количество участников (должности);

— тема проверки;

— результаты.

• Количество и темы аналитических справок и материалов, методических и методико-библиографических материалов, инструктивных документов, подготовка электронной продукции.

Исследовательская работа:

 Участие в федеральных, краевых исследованиях, проведение исследовательской работы на муниципальном уровне, проведение исследований локального характера.

Темы и актуальность исследования, методы, количественные характеристики исследования (количество опрошенных, количество анализируемых анкет, количество экспертных оценок и т. п.). Краткие выводы по итогам исследования.

8. Издательская деятельность.

В этом разделе указывается:

• сколько всего изданий было выпущено;
• вид (листовка, буклет, дайджест, указатель, список литературы, методические рекомендации, сценарий и т. п.), а также наименование издания;
• адресное назначение (молодежь, пенсионеры, дети и т. п.);
• составители;
• объем (в страницах);
• тираж;
• метод тиражирования.

9. Управленческая деятельность, работа с кадрами

• Меры по совершенствованию управления библиотеками муниципального образования/городского поселения/города: система управления библиотеками, структура аппарата управления.
• Документационное обеспечение деятельности библиотек, в том числе:

— Устав.

— Положения об отделах, филиалах, секторах, центрах библиотеки/ЦБС.

— Положение об отделе многофункционального культурно-досугового центра (центральная межпоселенческая библиотека).

— Положение о филиале/отделе центральной межпоселенческой библиотеки (структурного подразделения многофункционального культурно-досугового центра).

— Правила пользования библиотекой.

— Правила внутреннего трудового распорядка.

— Положение о материальном стимулировании.

— Штатное расписание.

— Должностные инструкции.

— Положение о платных услугах (о предпринимательской и иной, приносящей доход деятельности), прейскурант.

— Муниципальное задание.

— План хозяйственно-финансовой деятельности на текущий год/смета расходов библиотеки на текущий год.

— Технологические инструкции на основные процессы деятельности.

— Другое.

• Мероприятия по укреплению финансовой базы, эффективному использованию ресурсов.
• Анализ кадрового обеспечения деятельности библиотек:

— наличие полных/неполных ставок (их количество);

— квалификация специалистов:  высшее профессиональное (чел.), среднее специальное профессиональное образование (чел.), учатся заочно (чел.);

— участие сотрудников в обучающих краевых семинарах, конференциях и стажировках (указать);

— награды, поощрения за последние 3 года;

— участие в профессиональных конкурсах: в том числе:

• в ежегодном Губернаторском конкурсе профессионального мастерства на звание «Лучший работник культуры года»;
• конкурсе на получение денежного поощрения лучшими муниципальными учреждениями культуры, находящимися на территориях сельских поселений Алтайского края, и их работниками в номинации «Лучшие работники муниципальных учреждений культуры» по направлению «Библиотечное дело».

— анализ укомплектованности штата, введение дополнительных штатных единиц, факты и причины сокращения штатных единиц (с указанием должностей), в том числе сокращение и введение должностей в результате реорганизации; текучесть кадров.

• Участие сотрудников библиотек в работе органов местного самоуправления, общественных организаций и т. д.
• Меры, направленные на улучшение условий труда, решение проблем материального, бытового устройства, социальная поддержка работников библиотек.
• Мероприятия по охране труда и оздоровлению работников.
  

10. Связи с общественностью, социальное партнерство

Библиотеки и социальное партнерство: творческие контакты и партнерские отношения с органами власти, учреждениями культуры, государственными и общественными организациями и структурами, межбиблиотечное взаимодействие – указать конкретные организации, проанализировать партнерскую деятельность и ее результаты. Поддержка библиотек местным сообществом. Участие общественности в управлении библиотеками, попечительские, читательские советы, привлечение библиотечных активов.

— Связи со СМИ.

— Изучение общественного мнения о библиотечных услугах. 

11. Проектная деятельность

Программно-целевая (проектная) деятельность как механизм социального партнерства.

Участие в конкурсах на получение грантов:

1. Участие библиотеки в конкурсах на соискание грантов.
2. Участие в краевом конкурсе на получение денежного поощрения в номинации «Муниципальные учреждения культуры, находящиеся на территории сельских поселений Алтайского края», по направлению «Библиотечное дело»;
3. Реализованные проекты.
   

12. Информатизация библиотечных процессов и услуг (в том числе – работа сайта)

• Технико-технологическое обеспечение:

— анализ обеспечения библиотек компьютерной техникой (сколько компьютеров имеется в наличии, в каком они состоянии, как используются, насколько востребованы) – в сравнении с предыдущим годом (отчет);

— анализ наличия, использования и востребованности другой техники (копировально-множительной, проекторов и др.);

— приобретение и списание компьютерной и другой техники;

— дальнейшее развитие технико-технологического обеспечения библиотек.

• Подключение к Интернету:

— анализ ситуации (сколько библиотек подключены к Интернету, наличие автоматизированных рабочих мест, подключенных к Интернету, насколько востребован этот сервис в работе сотрудников библиотек, обслуживании пользователей), планы на предстоящий год.

• Сайт библиотеки:

— планирование работы сайта;

— создание плана наполнения отдельных страниц сайта;

— анализ статистических данных посещений сайта и его наполнения.

• Работа в социальных сетях:

— создание редакторского плана пребывания в социальных сетях;

— анализ статистических данных и результативность работы в социальных сетях.

• Работа с НЭБ:

— продвижение этого электронного ресурса;

— обучение пользователей;

— сбор и анализ статистических данных.

• Создание и использование БД:

— количество и названия БД;

— объем (количество записей) по сравнению с предыдущим годом;

— копирование и реорганизация БД;

— использование БД.

• Использование информационных технологий:

— количество и тематика презентаций;

— виды и формы работы библиотек с использованием информационных технологий. 

13. Развитие материально-технической базы

• Планируемые (предпринятые) меры для укрепления МТБ библиотек (анализ).
• Обеспеченность площадями, соответствие размеров площадей требованиям «Модельного стандарта».
• Состояние зданий и помещений библиотек: примеры улучшения или ухудшения условий действующих библиотек, перевод их в помещения, не соответствующие требованиям охраны труда, хранения библиотечных фондов и библиотечного обслуживания населения, выселение по инициативе владельца помещения или по другим причинам.
• Состояние отопления (перечень не отапливаемых или слабо отапливаемых библиотек).
• Наличие пожарно-охранной сигнализации, соблюдение требований пожарной безопасности.
• Телефонизация: сколько библиотек не имеют телефонов, факты снятия или отключения телефонов (указать причины).
• Наличие и состояние библиотечной мебели, библиотечного оборудования.
• Необходимость и проведение капитального ремонта.
• Текущий ремонт библиотеки.

Список литературы:

1. Годовой информационный отчет о деятельности библиотеки : Методические рекомендации / [сост. Е. А. Филимонова, Л. В. Реутова]; ВМУК «ЦСГБ», отдел библиотечного маркетинга. – Волгоград, 2013. – 19 с.
2. Методические рекомендации по составлению планово-отчетной документации публичной библиотеки, централизованной библиотечной системы г. Москвы (ЦБС), ее филиалов и структурных подразделений. – М. : ГБУК «ЦУНБ им. Н. А. Некрасова», 2013. – 18 с.
3. Планирование и отчетность в библиотеках / НГОНБ, научно-методический отдел. – Новосибирск, 2010 [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.ngonb.ru/docs/Методисты/Публикации/planirovanie_e.pdf
4. Структура годового плана (отчета) общедоступных (публичных) библиотек Чувашской Республики. Инструктивно-методическое письмо [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.nbchr.ru/pdf/vmk/struktura_otcheta.pdf

 Приложения на 2018 год:

1. План мероприятий по проведению всероссийской акции в поддержку книг и чтения «Библионочь – 2018 г.».
2. План мероприятий муниципальных библиотек по профилактике наркомании.
3. План мероприятий муниципальных библиотек по празднованию Дня русского языка.