Требования к оформлению планово-отчетной документации библиотеки: методические рекомендации

Т. С. Яскажук,
главный библиотекарь
научно-методического отдела АКУНБ

Годовой план – это система взаимосвязанных, объединенных общей целью плановых заданий, определяющих порядок, сроки и последовательность выполнения работ (услуг) и проведения мероприятий, основной и обязательный документ в деятельности любой организации, в том числе библиотеки.

Годовой отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотек муниципального образования за прошедший год с указанием объективных данных, конкретных примеров, достижений и нерешенных проблем по всем аспектам работы.Структура информационного годового отчета схожа со структурой плана.

Годовой план и годовой информационный отчет о деятельности библиотек муниципального образования представляются на рассмотрение и утверждение руководителя органа культуры местного самоуправления и в утвержденном виде (с подписью и печатью) предъявляются в научно-методический отдел АКУНБ (план и отчет предоставляются на бумажном носителе и в электронной форме).

Библиотеки, являющиеся структурными подразделениями учреждений, осуществляющих библиотечную деятельность, представляют планово-отчетные документы на рассмотрение и утверждение руководителю культурно-досугового учреждения (КДУ) и далее –руководителю органа культуры местного самоуправления, при этом необходимо указать исполнителя документа (руководителя структурными подразделениями, осуществляющими библиотечную деятельность). И также в утвержденном виде (с подписью и печатью) предъявить в научно-методический отдел АКУНБ (план и отчет предоставляются на бумажном носителе и в электронной форме).

Оформление планово-отчетных документов производится на основании ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Первой составляющей в оформлении годового плана (отчета) библиотеки является титульный лист с указанием названия организации  (библиотеки/ КДУ) в соответствии с Уставом, а также с указанием утверждения плана (отчета) руководителем библиотеки (КДУ), согласования с органом культуры местного самоуправления, исполнителя документа (для КДУ).

Вторая страница документа содержит общие сведения об организации, если есть – сведения о ПЦПИ.

На третьей странице отражается содержание документа с указанием всех составных частей плана (отчета) и номера страницы, на которой данная часть располагается. Оформлять плановые мероприятия предлагаем в табличной форме.

План мероприятий

Наименование мероприятий Форма проведения  Целевая аудитория Сроки проведения Ответственные

 

Структура годового плана (отчета).

  1. Цели и задачи. Приоритетные направления работы на предстоящий год.

(Приоритетные направления, значительные события и достижения в отчетном году).

 В первом разделе указываются:

  • Цели и задачи, которые формируются с учётом специфики, специализации библиотеки и основных задач, определенных Уставом (Положением) библиотеки (библиотечного объединения), планируемые к реализации (реализованные) в течение года.
  • Наиболее значительные события в деятельности библиотек муниципального образования в планируемый (отчетный) период.
  • Освещается участие в акциях краевого и общероссийского масштаба.
  • Обозначаются вопросы по развитию библиотечного дела, планируемые для вынесения на рассмотрение муниципальных органов законодательной и исполнительной власти местного самоуправления. Указываются принятые итоговые документы (название, номер и дата принятия документов по итогам рассмотрения, если такие имеются). Если вопрос был выдвинут на рассмотрение, но не рассматривался – указать причину.

В этом разделе плана (отчета) работы формулируются цели и задачи, над выполнением которых муниципальные библиотеки будут работать в текущем году. Задачи годового плана должны быть более конкретны, чем общие цели, поставленные перед библиотекой.

Выбранная по определённому направлению деятельности задача должна быть краткой и чёткой, не надо формулировать объёмные и длинные фразы задач, заведомо не выполнимых в течение года.

Каждая поставленная перед библиотеками задача должна подкрепляться мероприятиями в других разделах плана работы. Например, библиотека определила задачу: способствовать повышению правовой грамотности. Следовательно, в разделе «Организация библиотечного обслуживания населения: правовое воспитание» должны быть предусмотрены соответствующие массовые мероприятия, выставки и т. п.

  1. Контрольные показатели деятельности (в табличной форме).

(В отчете – анализ динамики контрольных показателей).

 Абсолютные показатели

Основные количественные

показатели

2016

(для отчета)

2017/план 2017/ факт увеличение(+)

уменьшение (-)

показателя

Число пользователей

(в том числе удаленных)

 

       
Количество посещений

(в том числе веб-сайта)*

       
Количество посещений массовых мероприятий*        
Выдача документов

(в том числе электронных)*

       
Число новых поступлений*        
Количество экземпляров документного фонда в расчете на 1 тыс. жителей*        
Доля потребителей, удовлетворенных качеством услуг (высчитывается по результатам анкетирования)*        

*— эти показатели также отражаются в ежеквартальных мониторингах: «дорожная карта»; мониторинг качественных показателей деятельности государственных (муниципальных) учреждений культуры согласно перечню, утвержденному приказом управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 29.01.2016 № 21; о выполнении показателей экономической и социальной эффективности реализации государственной программы Алтайского края «Развитие культуры Алтайского края» на 2015–2020 годы общедоступными библиотеками.

Внимание! Анализ динамики количественных и качественных показателей обязателен.

Что анализируем:

  • динамику роста (снижения) количества зарегистрированных пользователей по сравнению с предыдущим годом;
  • динамику роста (снижения) количества посещений по сравнению с предыдущим годом;
  • динамику роста (снижения) выдачи документов по сравнению с предыдущим годом;
  • увеличение (уменьшение) количества новых поступлений;
  • увеличение (уменьшение) количества экземпляров библиотечного фонда в расчете на тысячу жителей;
  • долю потребителей, удовлетворенных качеством услуг (высчитывается по результатам анкетирования).

Выводы по итогам анализа, возможности решения проблемы (если она имеется).

Напоминаем, что при расхождении плановых и отчетных показателей и отдельных позиций обязательно предоставляются объяснения о причинах недовыполнения, большого перевыполнения или изменения и корректировки плановых заданий. Объяснения также предоставляются в случае снижения показателей по отношению к результатам прошлого года или при их резком превышении.

Относительные показатели: (относительные величины – это отношение одной величины к другой). 

Показатели 2016 2017/план 2017/ факт увеличение (+)

уменьшение (-)

показателя

читаемость
посещаемость
обращаемость
Обновляемость фонда
Документообеспеченность одного пользователя
Документообеспеченность одного жителя

Читаемость (число книговыдач / число пользователей)

норматив – 25 книг в год.

Посещаемость библиотек (число посещений /число пользователей)

норматив – 14,5.

Обращаемость фонда (число книговыдач /фонд)

норматив – 1,5-1,7.

Обновляемость фонда (новые поступления / фонд х 100%)

норматив3,8%.

Документообеспеченность одного пользователя

(фонд / количество пользователей)

норматив22-25 книг.

Документообеспеченность одного жителя (фонд / количество жителей)

норматив – 7-9 книг. 

  1. Состояние сети библиотек на 01.01.2018 г.
№ п/п Наименование библиотеки (филиала) В каком сельском Совете находится

(для сельских библиотек)

Количество жителей Количество пользоват. Посещения Количество массовых мероприятий

Общее число муниципальных библиотек, входящих в библиотечную систему (в сравнении с предыдущим периодом).

Анализ изменений библиотечной сети:

  • какие библиотеки закрыты, на основании каких документов, причины, кто обслуживает территории, на которых закрыты библиотеки;
  • какие библиотеки открыты;
  • какие библиотеки реорганизованы в минувшем году, каким регламентирующим документом;
  • в какую сеть входят (сеть библиотек / сеть культурно-досуговых учреждений);
  • структура нового учреждения, в которое влились библиотеки, как в структуре нового учреждения отражены библиотеки;
  • как перемены по реорганизации учреждений культуры отразились на жизнедеятельности библиотек.

Какие библиотеки могут оказаться перед реальностью закрытия? По какой причине? Оптимальное решение вопроса.

  1. Формирование, движение и сохранность библиотечных фондов.
  • Источники финансирования и комплектования фондов.
  • Количество поступлений документов – всего.
  • Количество поступлений документов в расчете на 1000 жителей.
  • Подписка на периодические издания: финансирование подписки, изменения в репертуаре выписываемых изданий.
  • Сведения о поступлении местного обязательного экземпляра документов в библиотеки района (города).
  • Выбытие документов из фондов библиотек.
  • Мероприятия по обеспечению сохранности библиотечного фонда:
  • учет фонда;
  • проверка библиотечного фонда;
  • наличие плана проверок (объемы проверяемых фондов, сроки, результаты);
  • работа с задолжниками (перечень мероприятий);
  • проведение санитарных дней (периодичность, описание проводимых работ);
  • ремонт и стабилизация изданий.
  • Работа с отказами.
  • Формирование, организация и использование библиотечного фонда (размещение, организация, расстановка библиотечного фонда, формы предоставления и реклама фонда среди пользователей).
  • Организация внутрисистемного книгообмена.
  1. Справочно-библиографический аппарат библиотеки.

Организация справочно-библиографического аппарата (работа с каталогами, картотеками, формирование электронных библиографических ресурсов, в том числе справочно-библиографических баз данных).

  1. Организация библиотечного обслуживания:

6.1 Библиотечно-информационное обслуживание  пользователей:

  • информационное обслуживание населения (работа по оформлению книжных выставок, выставок-просмотров, библиографических обзоров; составление рекомендательных списков литературы, информационно-тематических списков литературы, проведение информационных часов, уроков, дней библиографии и т. п.;
  • справочное обслуживание;
  • развитие информационной культуры пользователей (конкретные мероприятия);
  • подготовка библиографических пособий;
  • организация работы МБА, ЭДД;
  • организация доступа к библиографическим и полнотекстовым интернет-ресурсам.

6.2 Обслуживание различных категорий пользователей.

Обслуживание различных категорий пользователей: дети, молодежь, инвалиды, пенсионеры и т. п. (цели и формы работы).

 6.3 Обслуживание пользователей по направлениям:

  • продвижение чтения;
  • краеведческая деятельность;
  • патриотическое воспитание;
  • правовое воспитание;
  • деятельность публичных центров правовой информации (ПЦПИ);
  • деятельность школ компьютерной грамотности;
  • повышение финансовой грамотности;
  • деятельность по профилактике безнадзорности и правонарушений среди несовершеннолетних;
  • профилактика наркомании;
  • пропаганда здорового образа жизни;
  • духовно-нравственное воспитание и эстетическое развитие личности;
  • экологическое образование и просвещение;
  • работа с особыми группами населения;
  • обслуживание этнических групп населения;
  • информационно-библиографическое обслуживание специалистов АПК;
  • содействие воспитанию семейных ценностей и ответственного родительства (если есть – работа школы ответственного родительства).

 Работа клубов и объединений при библиотеке: 

Наименование клуба (объединения) Целевая аудитория Количество участников Основные мероприятия Партнерство
         

 Внестационарное обслуживание: 

Пункты выдачи Населенный пункт Место расположения

(в какой организации)

Библиотека — куратор Количество пользователей Количество посещений Число книго-

выдач

 

График обслуживания

(сколько раз в месяц)

1

2

Передвижки
1

2

Книгоношество
1

2

Другие формы внестац. обслуживания (какие)

Анализ состояния организации библиотечного обслуживания отдаленных населенных пунктов. Количество пунктов выдачи, передвижек, передвижных читальных залов, количество читателей, книговыдач в них.

Перечень населенных пунктов с указанием количества жителей, где отсутствует библиотечное обслуживание. Укажите причину.

Напоминаем, что данные направления работы с пользователями ориентированы на реализацию документов регионального уровня, во исполнение которых АКУНБ им. В. Я. Шишкова осуществляет мониторинг деятельности государственных и муниципальных библиотек (см. «Ежегодный доклад о деятельности государственных и муниципальных библиотек Алтайского края в 2015 г.», с. 146–147). 

  1. Методическая деятельность и исследовательская работа.

Необходимо отметить, что в план работы (отчет) методического отдела центральной муниципальной библиотеки района/города включается методическая работа других отделов библиотеки.

Таким образом, планирование (отчет) методической работы включает:

— проведение мониторингов, анализ и осуществление прогнозирования развития библиотечного обслуживания населения муниципального образования;

— аналитическую и консультационную деятельность, практическую помощь библиотекам района/города;

— мероприятия по повышению квалификации библиотекарей, осуществление непрерывного профессионального образования;

— информационное обеспечение профессиональной деятельности (например, обзоры методической литературы, выставки-просмотры методических изданий и т. п.);

— выявление и описание инновационных форм и методов работы, их адаптация в конкретных условиях и внедрение в практику деятельности библиотек.

Количественные показатели, определяющие объем методической работы:

  • количество планируемых (проведенных) мероприятий по повышению квалификации;
  • формы мероприятий (совещания, семинары, занятия школ молодого библиотекаря, творческие лаборатории, мастер-классы, тренинги, практикумы и др.);
  • темы мероприятий;
  • посещаемость мероприятий в год;
  • активность участия сельских библиотекарей (выступления, участие в обсуждении вопросов и т. д.);
  • привлечение к участию в мероприятиях представителей властных структур, общественных организаций и т. п.
Количество

мероприятий

Форма мероприятия Количество участников Тема Партнеры
         

 

  • Проведение профессиональных конкурсов:

— название конкурса;

— наличие положения, регламентирующего проведение конкурса;

— целевое назначение;

— сроки проведения.

  • Выезды:

— количество выездов;

— место выездов (наименование библиотеки);

— сроки (дата);

— тематика выезда;

— цель выезда (экспертно-диагностическая оценка деятельности, оказание методической, практической помощи, др.).

Количество выездов Место выездов Дата Цель выезда Результат

(что сделано)

  • Комплексные (тематические) проверки, проверки исполнительской деятельности:

— место проведения;

— дата;

— количество участников (должности);

— тема проверки;

— результаты.

  • Количество и темы аналитических справок и материалов, методических и методико-библиографических материалов, инструктивных документов, подготовка электронной продукции.

Исследовательская работа:

 Участие в федеральных, краевых исследованиях, проведение исследовательской работы на муниципальном уровне, проведение исследований локального характера.

Темы и актуальность исследования, методы, количественные характеристики исследования (количество опрошенных, количество анализируемых анкет, количество экспертных оценок и т. п.). Краткие выводы по итогам исследования.

  1. Издательская деятельность.

В этом разделе указывается:

  • сколько всего изданий было выпущено;
  • вид (листовка, буклет, дайджест, указатель, список литературы, методические рекомендации, сценарий и т. п.), а также наименование издания;
  • адресное назначение (молодежь, пенсионеры, дети и т. п.);
  • составители;
  • объем (в страницах);
  • тираж;
  • метод тиражирования.
  1. Управленческая деятельность, работа с кадрами
  • Меры по совершенствованию управления библиотеками муниципального образования/городского поселения/города: система управления библиотеками, структура аппарата управления.
  • Документационное обеспечение деятельности библиотек, в том числе:

— Устав.

— Положения об отделах, филиалах, секторах, центрах библиотеки/ЦБС.

— Положение об отделе многофункционального культурно-досугового центра (центральная межпоселенческая библиотека).

— Положение о филиале/отделе центральной межпоселенческой библиотеки (структурного подразделения многофункционального культурно-досугового центра).

— Правила пользования библиотекой.

— Правила внутреннего трудового распорядка.

— Положение о материальном стимулировании.

— Штатное расписание.

— Должностные инструкции.

— Положение о платных услугах (о предпринимательской и иной, приносящей доход деятельности), прейскурант.

— Муниципальное задание.

— План хозяйственно-финансовой деятельности на текущий год/смета расходов библиотеки на текущий год.

— Технологические инструкции на основные процессы деятельности.

— Другое.

  • Мероприятия по укреплению финансовой базы, эффективному использованию ресурсов.
  • Анализ кадрового обеспечения деятельности библиотек:

— наличие полных/неполных ставок (их количество);

— квалификация специалистов:  высшее профессиональное (чел.), среднее специальное профессиональное образование (чел.), учатся заочно (чел.);

— участие сотрудников в обучающих краевых семинарах, конференциях и стажировках (указать);

— награды, поощрения за последние 3 года;

— участие в профессиональных конкурсах: в том числе:

  • в ежегодном Губернаторском конкурсе профессионального мастерства на звание «Лучший работник культуры года»;
  • конкурсе на получение денежного поощрения лучшими муниципальными учреждениями культуры, находящимися на территориях сельских поселений Алтайского края, и их работниками в номинации «Лучшие работники муниципальных учреждений культуры» по направлению «Библиотечное дело».

— анализ укомплектованности штата, введение дополнительных штатных единиц, факты и причины сокращения штатных единиц (с указанием должностей), в том числе сокращение и введение должностей в результате реорганизации; текучесть кадров.

  • Участие сотрудников библиотек в работе органов местного самоуправления, общественных организаций и т. д.
  • Меры, направленные на улучшение условий труда, решение проблем материального, бытового устройства, социальная поддержка работников библиотек.
  • Мероприятия по охране труда и оздоровлению работников.
  1. Связи с общественностью, социальное партнерство

Библиотеки и социальное партнерство: творческие контакты и партнерские отношения с органами власти, учреждениями культуры, государственными и общественными организациями и структурами, межбиблиотечное взаимодействие – указать конкретные организации, проанализировать партнерскую деятельность и ее результаты. Поддержка библиотек местным сообществом. Участие общественности в управлении библиотеками, попечительские, читательские советы, привлечение библиотечных активов.

— Связи со СМИ.

— Изучение общественного мнения о библиотечных услугах. 

  1. Проектная деятельность

Программно-целевая (проектная) деятельность как механизм социального партнерства.

Участие в конкурсах на получение грантов:

  1. Участие библиотеки в конкурсах на соискание грантов.
  2. Участие в краевом конкурсе на получение денежного поощрения в номинации «Муниципальные учреждения культуры, находящиеся на территории сельских поселений Алтайского края», по направлению «Библиотечное дело»;
  3. Реализованные проекты.
  1. Информатизация библиотечных процессов и услуг (в том числе – работа сайта)
  • Технико-технологическое обеспечение:

— анализ обеспечения библиотек компьютерной техникой (сколько компьютеров имеется в наличии, в каком они состоянии, как используются, насколько востребованы) – в сравнении с предыдущим годом (отчет);

— анализ наличия, использования и востребованности другой техники (копировально-множительной, проекторов и др.);

— приобретение и списание компьютерной и другой техники;

— дальнейшее развитие технико-технологического обеспечения библиотек.

  • Подключение к Интернету:

— анализ ситуации (сколько библиотек подключены к Интернету, наличие автоматизированных рабочих мест, подключенных к Интернету, насколько востребован этот сервис в работе сотрудников библиотек, обслуживании пользователей), планы на предстоящий год.

  • Сайт библиотеки:

— планирование работы сайта;

— создание плана наполнения отдельных страниц сайта;

— анализ статистических данных посещений сайта и его наполнения.

  • Работа в социальных сетях:

— создание редакторского плана пребывания в социальных сетях;

— анализ статистических данных и результативность работы в социальных сетях.

  • Работа с НЭБ:

— продвижение этого электронного ресурса;

— обучение пользователей;

— сбор и анализ статистических данных.

  • Создание и использование БД:

— количество и названия БД;

— объем (количество записей) по сравнению с предыдущим годом;

— копирование и реорганизация БД;

— использование БД.

  • Использование информационных технологий:

— количество и тематика презентаций;

— виды и формы работы библиотек с использованием информационных технологий. 

  1. Развитие материально-технической базы
  • Планируемые (предпринятые) меры для укрепления МТБ библиотек (анализ).
  • Обеспеченность площадями, соответствие размеров площадей требованиям «Модельного стандарта».
  • Состояние зданий и помещений библиотек: примеры улучшения или ухудшения условий действующих библиотек, перевод их в помещения, не соответствующие требованиям охраны труда, хранения библиотечных фондов и библиотечного обслуживания населения, выселение по инициативе владельца помещения или по другим причинам.
  • Состояние отопления (перечень не отапливаемых или слабо отапливаемых библиотек).
  • Наличие пожарно-охранной сигнализации, соблюдение требований пожарной безопасности.
  • Телефонизация: сколько библиотек не имеют телефонов, факты снятия или отключения телефонов (указать причины).
  • Наличие и состояние библиотечной мебели, библиотечного оборудования.
  • Необходимость и проведение капитального ремонта.
  • Текущий ремонт библиотеки.

Список литературы:

  1. Годовой информационный отчет о деятельности библиотеки : Методические рекомендации / [сост. Е. А. Филимонова, Л. В. Реутова]; ВМУК «ЦСГБ», отдел библиотечного маркетинга. – Волгоград, 2013. – 19 с.
  2. Методические рекомендации по составлению планово-отчетной документации публичной библиотеки, централизованной библиотечной системы г. Москвы (ЦБС), ее филиалов и структурных подразделений. – М. : ГБУК «ЦУНБ им. Н. А. Некрасова», 2013. – 18 с.
  3. Планирование и отчетность в библиотеках / НГОНБ, научно-методический отдел. – Новосибирск, 2010 [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.ngonb.ru/docs/Методисты/Публикации/planirovanie_e.pdf
  4. Структура годового плана (отчета) общедоступных (публичных) библиотек Чувашской Республики. Инструктивно-методическое письмо [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.nbchr.ru/pdf/vmk/struktura_otcheta.pdf

 Приложения на 2018 год:

  1. План мероприятий по проведению всероссийской акции в поддержку книг и чтения «Библионочь – 2018 г.».
  2. План мероприятий муниципальных библиотек по профилактике наркомании.
  3. План мероприятий муниципальных библиотек по празднованию Дня русского языка.

Оставьте первый комментарий

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*